Fatture e pagamenti

All’interno del Toolbox verranno automaticamente riportate le fatture corrispondenti ai moduli e alle estensioni in uso. Esse verranno generate in formato PDF e inserite nella sezione “Fatture” all’interno del menù principale. Le fatture rispettano tutti i requisiti formali e giuridici delle autorità fiscali tedesche.

Periodo di fatturazione

Le fatture del Toolbox vengono generate automaticamente nel tuo account il primo giorno del mese, in base ai moduli e alle espansioni in uso.

Nel caso acquistassi dei moduli aggiuntivi o attivassi un nuovo account del Toolbox, nella fattura verranno addebitati solo i giorni rimanenti del mese in corso.

Modalità di pagamento

Le fatture del Toolbox possono essere pagate secondo due modalità diverse:

  1. Bonifico SEPA
  2. Carta di credito

In entrambi i casi l’importo non pagato verrà automaticamente detratto dal conto o dalla carta inseriti. Dopo l’avvenuto pagamento, la fattura verrà contrassegnata come pagata nell’apposita sezione del Toolbox.

I dati relativi alle carte di credito vengono amministrati esclusivamente dal nostro partner Stripe. La stessa SISTRIX non ha alcun accesso a tali informazioni.

Il pagamento tramite fattura comporta per la nostra azienda un lavoro manuale di gestione estremamente più alto. Per questo motivo offriamo questo tipo di pagamento solo nel caso in cui siano stati acquistati tutti i moduli del Toolbox oppure venga creata una fattura annuale e saldata in anticipo. Nel caso tu sia interessato a questa soluzione, ti preghiamo di contattare il nostro supporto.

Valuta

Tutte le fatture vengono corrisposte in euro.

È possibile ottenere le fatture in dollari americani, sterline britanniche, franchi svizzeri o yen giapponesi nell’ambito della nostra offerta Enterprise.

Sconti

Da SISTRIX tutti i clienti pagano lo stesso prezzo per lo stesso servizio. Il nostro obiettivo è di offrire il software migliore possibile a ciascun singolo utente, ed è per questo che tutti sono trattati allo stesso modo: il tuo pagamento risulta identico a quello di qualsiasi altro cliente.

Acquistando tre moduli, ti verrà automaticamente riportato uno sconto di 25 euro all’interno della fattura. Lo sconto sale a 50 euro nel caso acquistassi quattro moduli e a 100 euro nel caso di cinque moduli.

Calcolo dell’IVA

  • Clienti in Germania: l’importo dell’IVA del 19% verrà inserito nella fattura e potrà essere indicato come “Vorsteuer” all’agenzia delle entrate (Finanzamt).
  • Clienti dell’Unione Europea: durante l’acquisto del Toolbox, inserendo un numero di partita IVA valido, le fatture verranno consegnate senza l’importo dell’IVA tedesca secondo il sistema di Reverse Charge. Tuttavia, nel caso di fatture già emesse, non potrà essere inserito retroattivamente un numero di partita IVA (processo invece possibile per quelle future).
  • Clienti dal resto del mondo: l’importo dell’IVA tedesca non verrà inserito nella fattura. Nei casi dubbi potrebbe essere necessario fornire delle informazioni riguardanti la sede aziendale.

Modifiche dell’indirizzo di fatturazione

Ti è possibile modificare l’indirizzo delle fatture direttamente nel Toolbox. Clicca sulla voce “Fatture” del menù personale, e poi su “Modifica informazioni di fatturazione”: la correzione verrà presa immediatamente in consegna e inserita nelle fatture future.

Nel caso desiderassi modificare il destinatario delle fatture (cioè la prima riga dell’indirizzo di fatturazione), ti preghiamo di contattare il supporto, in modo da discuterne insieme.

Modifiche delle fatture a posteriori

Le fatture create automaticamente dal Toolbox soddisfano tutte le regolamentazioni formali e giuridiche in vigore. Dopo la creazione della fattura, nel caso ti accorgessi che una delle modifiche da te effettuate, per quanto concerne il destinatario o l’indirizzo di fatturazione, non sia stata presa in considerazione, è comunque possibile aggiungerla a posteriori. Questo però comporta un maggior dispendio di energie sia per noi, sia per te.

La fattura è modificabile nel caso non sia stata ancora pagata. Le fatture vengono infatti create automaticamente all’inizio del mese oppure immediatamente dopo l’acquisto di un modulo aggiuntivo. L’addebito diretto via Bonifico SEPA viene effettuato entro la settimana corrente, mentre quello via carta di credito entro 24 ore.

Nel caso una fattura sia stata modificata dopo al pagamento della stessa, tale modifica dovrà essere da noi riportata all’agenzia delle entrate, in modo che sia considerata plausibile e giustificata. In questo caso necessiteremo quindi di una tua lettera postale su carta intestata aziendale, all’interno della quale dovrà essere spiegato cosa si desidera modificare e perché. Inoltre dovranno essere inviate per posta le fatture originali: in questo modo potremo inserire manualmente le modifiche desiderate all’interno delle fatture e poi rispedirtele indietro, registrando la corrispondenza nella nostra documentazione.

Domande frequenti in tema fatture

Account e Fatture

Fatture

Consulta le nostre domande frequenti relative al sistema di fatturazione di SISTRIX.

È possibile ricevere le fatture per posta?

Certo, ti basterà contattare il nostro supporto e indicare con quali modalità desideri ricevere le fatture via servizio postale: a partire dal mese successivo, invieremo le fatture all'indirizzo indicato.

Quali sono i metodi di pagamento disponibili?

All'inizio di ogni mese creeremo una fattura per coprire l'uso del Toolbox, che potrai scegliere di pagare via SEPA Direct o carta di credito. Potrai selezionare il metodo di pagamento che preferisci alla pagina Tipo di pagamento, dove avrai la possibilità di scegliere se fornirci le credenziali SEPA Direct Debit oppure le informazioni della tua carta di credito. Se desideri invece modificare il metodo di pagamento, t'invitiamo a contattare il nostro supporto.

Dove trovo le mie fatture?

Troverai tutte le tue fatture del Toolbox all'interno della sezione «Il mio account > Fatture », dove potrai anche vedere il loro stato di pagamento e scaricarle in versione PDF. Le fatture verranno addebitate all'inizio di ogni mese. Nel caso tu abbia acquistato nuovi moduli o Upgrade nel corso del mese corrente, creeremo direttamente una fattura e l'inseriremo nella medesima sezione.

Come posso modificare l’indirizzo di una fattura?

La modifica dell'indirizzo di una fattura può derivare dal cambio d'indirizzo dell'azienda o della denominazione sociale. Modificare l'indirizzo è sempre possibile: ti basterà accedere al Toolbox e cliccare sulla voce "Fatture" del menù posto accanto alla barra di ricerca. Per quanto concerne la modifica della denominazione sociale, ti consigliamo di rivolgerti al nostro supporto. Nei casi più semplici (ad esempio, se la tua azienda passa da una società semplice a una società a responsabilità limitata, senza alcun altro cambiamento) o nei casi di successione, non ci sarà bisogno di troppa documentazione per effettuare la modifica. Nel caso invece l'account venga assunto da un'altra azienda (quando, ad esempio, si ha un cambiamento nel nome, indirizzo o coordinate bancarie), necessitiamo di un breve certificato della presa in consegna e della firma delle nostre condizioni generali di contratto da parte di un rappresentante autorizzato della nuova azienda.

Come posso modificare retroattivamente l’indirizzo delle fatture?

Può succedere di dimenticarsi di comunicare un cambiamento d'indirizzo: nel caso la fattura non sia ancora stata pagata, un cambio d'indirizzo a posteriori non è un problema, sotto determinate condizioni. Nella norma ci è di grande aiuto sapere il prima possibile quando la modifica ha avuto luogo, in modo da risparmiare tempo e fatica. Le fatture vengono automaticamente generate all'inizio di ogni mese o dopo l'acquisto di un modulo aggiuntivo. L'addebito diretto avviene quindi entro una settimana, mentre il pagamento tramite carta di credito entro 24 ore. Nel caso vi sia una modifica dell'indirizzo concernente una fattura già pagata, dovremo presentare una prova del cambiamento al Finanzamt, l'agenzia delle entrate. In questo caso, quindi, dovrai inviarci una lettera, su carta intestata della tua azienda, in cui dichiarerai che le fatture dovranno essere modificate e il motivo. Inoltre, dovrai spedirci le fatture originali per posta, in modo da permetterci di effettuare la modifica a mano, per poi inviartele nuovamente indietro. Per qualsiasi domanda a riguardo, non esitare a contattare il nostro supporto.

Ho dimenticato d’inserire il numero di partita IVA. Posso comunque ricevere il rimborso?

Se, dopo il pagamento della fattura, ti accorgi di aver pagato anche le tasse relative all'IVA, mentre ne dovresti essere esentato, non è purtroppo possibile ricevere un rimborso con effetto retroattivo. Ti consigliamo però d'inserire il numero di partita IVA corretto, in modo da non dover pagare l'IVA delle fatture future.

Come viene calcolata l’IVA nelle fatture?

SISTRIX GmbH ha sede in Germania, quindi, per il calcolo dell'IVA nelle fatture, valgono le seguenti regole:
  • Clienti in Germania: l'importo dell'IVA verrà inserito nella fattura e potrà essere detratto dalle tasse.
  • Clienti dell'Unione Europea: durante l'acquisto del Toolbox, inserendo un numero di partita IVA valido, le fatture verranno consegnate senza l'importo dell'IVA tedesca secondo il sistema di Reverse Charge. Tuttavia, per le fatture emesse una sola volta, non potrà essere inserito retroattivamente un numero di partita d'IVA, processo invece possibile per quelle future.
  • Clienti dal resto del mondo: l'importo dell'IVA tedesca non verrà inserito nella fattura. Nei casi dubbi potrebbe essere necessario fornire della documentazione.

Come posso pagare le fatture del Toolbox?

Le fatture del Toolbox possono essere pagate secondo due modalità diverse:
  1. Bonifico SEPA
  2. Carta di credito
In entrambi i casi l'importo non pagato verrà automaticamente detratto dal conto o dalla carta inseriti. Dopo l'avvenuto pagamento, la fattura verrà contrassegnata nell'apposita sezione del Toolbox come pagata. Alle aziende particolarmente grandi offriamo anche la possibilità di bonifico. Per maggiori informazioni, scrivi a enterprise@sistrix.com.

Posso ricevere le fatture via email o per posta?

Certamente, non ci sono problemi. L’invio automatico delle fatture per mail o posta potrai impostarlo all’interno del tuo account: basterà andare sul menù personale e cliccare su “Fatture“, e poi sulla casella “Consegna fattura”. Selezionando il riquadro “Cambia fatturazione” potrai decidere se ricevere le fatture via mail o per posta. Nel caso tu decida di riceverle via mail, senza però inserire un indirizzo, le fatture verranno automaticamente inviate al profilo principale dell’account. A seconda della modalità selezionata, le fatture verranno inviate a partire dal mese successivo, entro la prima settimana.

Dove posso vedere le mie fatture?

Trovi tutte le fatture relative al Toolbox SISTRIX direttamente nel tuo account, andando su “Impostazioni > Fatture”. Le fatture sono ordinate a seconda dello stato di pagamento e possono essere scaricate in formato PDF. Le nuove fatture mensili saranno salvate in questa sezione all'inizio del mese. Nel caso d'iscrizione a nuovi moduli o ad aggiornamenti durante il mese corrente, le fatture corrispondenti saranno create e salvate sempre all'interno di questa sezione.